El propósito de implementar un sistema de gestión es agrupar y coordinar la operación de cada una de las áreas de la organización, para alcanzar los objetivos de una forma mucho más organizada y eficiente, reducir costos y eliminar gastos repetitivos constantes.
El éxito se basa en planificar adecuadamente y realizar todas las actividades que involucra este proceso, involucrando a todas las áreas pertinentes.
Actividades para implementar un sistema de gestión:
Relevamiento funcional:
Consiste en la determinación de las áreas involucradas, los roles dentro de la organización y sus correspondientes funciones.
Relevamiento documental:
Involucra conocer toda la documentación que se genera, manipula y archiva en la organización. También incluye todas las planillas de cálculo utilizadas, credenciales, formularios, bonos y libros de actas.
Entrevista con el personal clave:
Es fundamental conversar con los futuros usuarios para conocer cómo realizan su trabajo y qué necesidades tienen o qué les gustaría cambiar o mejorar.
Diagnóstico y propuesta de solución del sistema de gestión:
En base a todo lo relevado, se observan las deficiencias en todos los procesos involucrados y se realiza una propuesta de solución para cada oportunidad de mejora encontrada. Estas propuestas serán la base para el nuevo sistema de gestión.
Desarrollo del sistema:
Una vez detallada la forma de trabajar actual y las mejoras propuestas y aceptadas por la organización, se lleva a cabo la personalización del sistema de gestión para cumplir al máximo con las necesidades de la organización. También incluye la creación de usuarios y roles.
Pruebas del sistema:
Cuando se finaliza la personalización del sistema, se realizan pruebas exhaustivas para descubrir posibles desvíos y asegurar el correcto funcionamiento del sistema. Se suele involucrar a una o más personas de la organización para que testeen el nuevo sistema.
Carga inicial:
Esta actividad puede ser llevada a cabo mediante una importación de las planillas de cálculo existentes o, si estas no existen, a través de la carga manual de la información almacenada en ficheros. No es necesario cargar todo en esta etapa, pero sí la base para que el sistema comience a funcionar, como el padrón de socios y su grupo familiar, luego se puede realizar un plan de carga.
Capacitación:
Es vital que cada usuario conozca la forma en que realizará sus tareas a partir de la implementación del sistema de gestión. Para esto, se realiza una capacitación con cada usuario para describir, paso por paso, cómo se trabaja y todo lo que debe tener en cuenta para utilizar con éxito el sistema de gestión.
Implementación del sistema:
Es la puesta en marcha del sistema de gestión. Consiste en informar a todas las personas de la organización involucradas que el sistema ya se encuentra disponible para empezar a utilizarlo. También, si corresponde, se debe informar a afiliados, socios, proveedores y todos los involucrados con el nuevo sistema de gestión.
Soporte:
Luego de la implementación de un sistema de gestión, es normal que surjan cambios, correcciones o mejoras luego de que el sistema se empieza a utilizar. Esto suele ser más común en los inicios y luego, con el paso del tiempo, las correcciones se convierten en cambios o solicitudes de nuevas funcionalidades. Es importante que exista una forma rápida y eficaz de comunicación y respuesta ante estas solicitudes, en todas las etapas.
Ver también: Infraestructura necesaria para implementar un software de gestión
Un sistema de gestión involucra un cambio en la forma de trabajar y en la mentalidad de los usuarios.
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